Это важно по нескольким причинам:

• это требование закона;
• это удобно, ведь когда вы точно знаете, где именно хранятся те или иные документы, вы сможете без труда и очень быстро найти их;
• вам не придется тратить время на восстановление утраченных бумаг;
• вы повысите уровень дисциплины в компании, а также атмосферу аккуратности и порядка;
• ваши бумаги будут защищены от различных напастей — от злоумышленников до пожара.

Но прежде, чем вы начнете создавать архив документов организации, вам потребуется провести архивную обработку документов, о которой пойдет речь в этой статье.

Когда требуется архивная обработка документов?

Эта процедура может потребоваться в разных ситуациях, но чаще всего она нужна, если вы:

• создаете архив своей компании;
• планируете передавать бумаги на внеофисное хранение;
• планируете передавать документы в государственные архивы, например, это требуется при ликвидации компании.

Архивная обработка документов начинается с тщательной экспертизы научной и практической ценности всех документов, которые хранятся в компании. В ходе этой экспертизы, как правило, обнаруживается большое количество документов, которые не подлежат хранению, но годами занимают место в компании. В то же время нередко бывает так, что какие-то нужные документы оказываются утрачены. Их обязательно требуется восстановить.

Очень важный шаг — определение сроков хранения всего содержимого будущего архива. Какие-то бумаги нужно хранить бессрочно, от каких-то можно будет избавиться спустя время.

Все те листы, которые не подлежат хранению или у которых вышел срок годности, нужно конфиденциально уничтожить, либо, если они не содержат никаких важных сведений, сдать в переработку.

Следующий этап — систематизация бумаг по степени важности и оформление дел. Оно происходит в строгом соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций». Этот документ должен изучить каждый, кто приступает к созданию хранилища.

Завершается процедура оформление соответствующих актов по всем делам, в том числе и с истекшим сроком годности.

После этого вы можете приступать к непосредственной (физической) организации архива, либо же отправлять его на внеофисное хранение в специально спроектированные и оборудованные хранилища.