Внедрение в современные бизнес-процессы электронных документов многократно ускорит получение важных сообщений, приказов и уведомлений, сэкономит биоресурсы и затраты на оргтехнику, навсегда изменит внешний облик документов.

Документоведение без документов – мечта всех делопроизводителей

Бумажный документ нередко мешает заниматься бизнесом, это факт:

• создание нескольких страниц текста требует много времени;

• КПД бумажного листка с нагроможденной информацией часто равно нулю;

• в любом официальном документе «полезная» информация затеряна среди «бесполезных» ссылок на нормативные законодательные акты – читать весь текст долго, но необходимо;

• автоматизированные бизнес-процессы осуществляются роботами, которые считывают не набор букв, а только точные данные.

100%-ный переход от бумажных носителей на современный электронный документооборот необходимо начинать только тогда, когда человечество ответит на один-единственный вопрос: «Зачем людям документы?» Не получив ответа, деловое сообщество рискует «утонуть» в электронной бюрократии.

Спасение от бюрократии – в точном функциональном разделении документов

Нельзя начинать каждый бизнес-проект с документа. Это – возрождение бюрократии! Новый подход к информации – создание нескольких полей с данными, в которых каждое поле – самостоятельный элемент.

Роботы (при помощи ВРМ-систем) легко и молниеносно считывают такую информацию. ВРМS «сгрузит» пользователю все поля с необходимой информацией по конкретному заказу или процессу. Многостраничный текст превратится в несколько строк, наполненных «сутью», а не «суетой». Алгоритм «выявления сути» будет одинаково работать на каждом этапе обработки документации.

Необходимо правильно классифицировать документы:

1. Юридические документы (накладные, договор аренды или дарения, налоговые квитанции)

Создание таких документов необходимо для подтверждения осуществленных сделок и получения денежных средств.

2. Документ как простой носитель информации

Электронный документооборот исключает из цепочки отправитель-получатель «лишние» официальные бумаги, заменяя бюрократические ступени обменом данными.

Современные тенденции виртуального делопроизводства – это разделение документов на юридические и информационные. Во втором случае – работа только с полями данных.