Командировкой называется поездка по делам фирмы, во время которой сотрудник обязан выполнить порученное ему служебное дело. Она проходит на большом расстоянии от обычного места работы в течение срока, указанного работодателем.
Основные сведения
В соответствии с требованиями ТК РФ, работодатель обязан компенсировать расходы работника на проезд и проживание, а также оплатить прочие затраты, связанные с командировкой. При решении этой задачи можно купить гостиничные чеки в Москве на doc-msk-1. В каждой фирме наряду с трудовым законодательством может быть подготовлен локальный акт, который регламентирует процедуру командирования работников. В нем прописываются:
- возможные цели командировки;
- категории сотрудников, которых могут отправлять в рабочие поездки;
- размеры суточных для командированных по российским регионам и за рубежом;
- типы затрат, покрываемые работодателем (к примеру, затраты на такси, трансфер, деловые ужины).
Прежде чем отправляться в командировку, сотруднику нужно ознакомиться с положением о деловых поездках в фирме, чтобы иметь четкое представление по поводу того, какие затраты ему компенсируют, а какие нет.
Последовательность действий при оформлении деловой поездки
Процесс оформления командировки в каждой фирме имеет свои нюансы. Однако существует общий порядок проведения этой процедуры, который состоит из перечисленных ниже пунктов.
- Выбор работника. В соответствии с российским законодательством, не всех сотрудников можно отправить в командировку. Например, нельзя направлять в рабочие поездки беременных, включая тех из них, которые не возражают против этого.
- Согласование деловой поездки. В некоторых фирмах при согласовании командировки и сопутствующих расходов начальник командированного составляет служебную записку руководству. В этом документе указываются цель и сроки рабочей поездки, ФИО командированного и занимаемая им должность. Но оформление служебной записки, согласно действующему законодательству, не является обязательным.
- Оформление заявления на перечисление аванса для покупки билетов и бронирования гостиницы. Расчет суммы осуществляется на основании приблизительной стоимости аренды жилой площади и транспортных затрат. Помимо этого, аванс включает в себя суточные.
- Выпуск приказа о служебной поездке, который работник должен подписать. Этот документ может быть составлен в свободной форме или по общепринятой официальной форме Т-9.
- Бронирование гостиницы и билетов. В одних фирмах это делают сами командированные, в других – уполномоченные работники фирмы (к примеру, работники отдела кадров).
- Перечисление суточных. Их выплачивают заранее, за несколько дней до поездки. Эти средства используются для оплаты дополнительных затрат, связанных с поездкой (к примеру, питания). Законодательство не требует отчитываться за то, на какие цели были потрачены суточные. Величину суточных фирма устанавливает самостоятельно.
- Служебная поездка. Обычно она начинается с дороги в день деловой поездки, однако в каждой фирме устанавливаются свои правила на это счет. Основная задача командированного заключается в сохранении всех документов, подтверждающих затраты во время рабочей поездки.
- Отчет о командировочных затратах. Для его составления собираются все отчетные документы, составляется авансовый отчет, в случае утраты работником какой-либо документа он должен написать служебную записку на компенсацию истраченных денег. Авансовый отчет следует принести в бухгалтерию с чеками в трехдневный срок после возвращения.
